Iklan
My Journal

[Review] TimeDoctor, Software Untuk Membantu Tracking Dalam Project Management

Sudah dua minggu saya mencoba menggunakan tracking software dan kurang lebih seminggu diimplementasikan ke dalam work flow Arsanesia. Sebenernya saya mau tunggu beberapa minggu/bulan dulu untuk menulis review tentang tracking software yang saya gunakan ini, tapi banyak sekali yang nanya di Instagram sehingga saya buatkan reviewnya dulu sekarang.

Saya juga ingin menyiapkan sebuah materi yang isinya product life cycle dari sisi product manager karena menyabung tulisan saya sebelum ini dimana ada banyak sekali insight, experience, dan best practice yang kami dapatkan selama pengembangan game terbaru Arsanesia yang berjudul Summer Town. Cuma karena saya tahu artikel itu pasti panjang dan komprehensif, jadi saya akan cicil per-part dulu, salah satunya tools yang digunakan dalam proses product management.

Oke langsung saja saya akan membahas singkat tentang tools tracking software yang bernama TimeDoctor. Sebelum kenal TimeDoctor, saya pribadi sudah coba melakukan tracking untuk kegiatan sehari-hari saya dengan aplikasi bernama Toggl. Secara fungsional dan UX sangat baik, tapi saya tidak merasa Toggl adalah software yang tepat jika ingin digunakan dalam proses development di Arsanesia. Butuh kedisiplinan dan konsistensi tinggi untuk start dan stop tiap kali ingin tracking dan juga proses membuat task di dalam aplikasinya itu sendiri. Saya pun pada akhirnya berhenti menggunakan Toggl karena dirasa UX-nya tidak cocok untuk development.

Time_doctor_time_management

Lama berselang setelah saya terakhir menggunakan Toggl, tiba-tiba saya dihadapkan pada suatu kondisi dimana ada project yang kami jalankan yang membutuhkan bantuan pihak eksternal. Berhubung projectnya cukup intens dan pihak eksternal mengerjakannya secara remote, kami perlu untuk bisa mendapatkan report progress dari task-task yang dikerjakan agar bisa sinkron dengan tim internal. Munculah kebutuhan untuk mencari tools agar bisa bekerja secara intensif walaupun terpisah jarak.

Di tengah proses untuk mencari tools tersebut, kami juga mengalami kendala untuk mengukur akurasi antara beban task yang dirancang dengan kenyataan di lapangan. Mengadopsi metode Scrum, kami menggunakan complexity point untuk tiap card (fitur/task) yang diassign dalam satu sprint (satu fase development, kira-kira 1-3 minggu). Terkadang ada card yang diberi kompleksitas tinggi tapi terselesaikan dengan cepat dan ada juga kartu yang kompleksitasnya rendah tapi ternyata tidak dapat terselesaikan. Kita proses Retrospective, acuan untuk mengukur beban kerja pun menjadi tidak akuntabel. Untuk mengatasi hal itu, beberapa solusi pernah kami coba seperti menggunakan plugin burn down Trello ataupun mencari tools yang fokus untuk Scrum/Agile development. Pada akhirnya, kami belum juga berhasil menemukan tools yang tepat.

Suatu ketika, saya membaca artikel tentang tips bekerja secara remote. Dalam artikel itu, sang penulis menceritakan bahwa terkadang ada client-nya dari luar negeri yang meminta dia untuk menggunakan TimeDoctor. Akhirnya saya coba lihat apa itu TimeDoctor dan memanfaatkan freetrial-nya. Beberapa hari saya menggunakan TimeDoctor, bagi saya pribadi banyak sekali efek positifnya (nanti saya jelaskan lebih detil). Lalu saya coba lakukan riset ada software tracking apalagi selain TimeDoctor di pasaran dan membandingkan satu persatu karena TimeDoctor ini hitungannya cukup mahal harganya yakni $10/orang/bulan.

Dari riset itu, saya menemukan cukup banyak alternatif lain dari TimeDoctor seperti Timely, Hubstaff, TSheets, Zoho Projects, dll. Yang harganya lebih murah banyak juga. Saya sempet coba trial beberapa software lain sebagai komparasi. Namun pada akhirnya, terpaksa untuk menggunakan yang paling mahal ini dengan beberapa alasan. Ini adalah fitur-fitur paling bermanfaat dari TimeDoctor yang sejauh ini saya rasakan.

Clean Dashboard

Screen Shot 2018-03-09 at 12.02.46

Tampilan utama dashboard yang bersih, simple, dan intuitif menjadi poin nomer satu yang saya cari. Data yang dicapture di software sejenis tracking tools ini sangatlah banyak dan tidak semua software mampu menghadirkan dashboard yang enak dilihat. Sebagai manager, tentu kita ingin bisa dapet bird view dari status tim kita dengan cepat dan mudah. Di TimeDoctor, informasi-informasi vital bisa didapatkan dengan sangat mudah hanya dari dashboardnya saja.

Dalam menu dashboard itu, kita bisa melihat latest screenshot dari tim kita, low activity screenshot, dan status tim kita sedang mengerjakan apa saja selama satu hari ini. Detil-detil yang dihadirkan dalam dashboard itu juga menurut saya sangatlah tepat guna dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan bagi seorang manager seperti fitur sorting, filter, tipe kerja ditampilkan dengan warna yang berbeda dalam diagramnya, dll.

Simple UI/UX + Easy to Use

Permasalahan utama saya dengan Toggle adalah butuh konsistensi yang tinggi dari individu untuk selalu pencet start/stop setiap mau melakukan task. TimeDoctor juga perlu kita start sih, tapi menurut saya proses memulai task-nya sangatlah sederhana dan mudah digunakan. Ada halaman utama yang berisi seluruh task yang kita miliki ada juga widget kecil yang selalu visible di layar. Untuk memulai task, tinggal klik task yang ingin kita kerjakan dan untuk mengganti task hanya perlu klik task lain. Keliatannya simpel yah, flow UX ini memangkas jumlah klik kita untuk menekan tombol stop.

Ketika kita lagi berhenti kerja pun, TimeDoctor otomatis mendetek idle dan mengeluarkan pop up “apakah kamu sedang tidak bekerja?”. Jika 30 menit kemudian kita baru sadar, kita tinggal klik klo tadi sedang break. Lalu ketika mouse atau keyboard kita mulai aktif, muncul lagi notifikasi apakah kamu sudah selesai break. Kalaupun ada task yang kelewat gak kerekam pun, kita bisa isi manual task yang terlewat dengan sangat mudah.

3rd Party Integration (Especially Trello)

Screen Shot 2018-03-09 at 12.04.03

Nah ini dia fitur pamungkas yang menurut saya paling berharga yakni integrasi dengan 3rd party software. Sebenernya kalau saya sih butuhnya cuma Trello yah karena project management tools utama kita ada di sana. Tapi kalau kamu pengguna Asana, Basecamp, GitHub, Jira, MS Project, SalesForce, Slack, Teamwork, dll pun tersedia integrasinya.

Untuk apa sih kita integrate Trello? Kalau ingat di bagian atas, salah satu kendala ketika pakai Toggl adalah ketika membuat task. Di Arsanesia, semua task perorang ada di Trello.  Dengan integrasi Trello-TimeDoctor, semua task yang ada di Trello akan kesedot dan muncul di TimeDoctor. Kita bisa pilih board mana di Trello yang mau diintegrasi dan juga ada opsi untuk menampilkan task yang diassign ke kita saja. Hal ini jadi mempermudah kita ketika akan mulai bekerja di pagi hari.

Reporting System

Fitur lain yang saya suka adalah sistem reportingnya. Tadi dashboardnya clean dan detil dalam menampilkan overview development yang sedang berjalan. Reportinya pun demikian. Tampilannya bersih, informasi yang ditampilkan relevan dan mudah dibaca, dan opsi reportingnya sangat banyak. Kita bisa generate report untuk melihat Timesheet, Time Use, Timeline, Poor Time Use, Web and App Usage, report Per-Project, Kehadiran, dan GPS Tracking.

Screen Shot 2018-03-09 at 12.04.54

Dengan reporting system yang rapih, banyak sekali informasi berharga yang bisa diekstrak. Kita bisa tahu task apa yang paling menghambat dalam satu sprint, bisa menghitung work hour dengan lebih transparan dan akuntabel, bisa melihat performa dan cara kerja tiap orang, dan lain-lain

Work Schedule

Screen Shot 2018-03-09 at 12.07.29Screen Shot 2018-03-09 at 12.06.48

Selain untuk tracking, fitur menarik lainnya adalah pengaturan work schedule. Ini merupakan fitur yang menurut saya jadi bukti kualitas dan juga jam terbang TimeDoctor di ranah tracking software. Kita bisa mengatur kapan seseorang harus start kerja di hari itu, berapa jam dia harus aktif bekerja, dan berapa lama shift yang diberikan untuk kerja pada hari itu.

Sebagai contoh, jam kerja mulai pukul 8 pagi. Maka jika ada yang lewat dari jam 8 belum start TimeDoctor, akan muncul notifikasi di manager dan di orang tersebut kalau dia telat dan harus memasukan alasan terlambatnya. Lalu kita atur satu hari 8 jam kerja dimana produktivitas kerja 5 jam. Mirip lah kaya kalau kasus orang kerja di onsite, datang ke kantor jam 8 pagi sampai jam 4 sore kan gak mungkin full kerja. Ada break makan, break ngemil, sholat, santai-santai, dan lain-lain, mungkin efektif kerja hanya 5 jam saja.

Screenshot

Yang terakhir adalah screenshot. Dari berbagai pilihan yang tersedia di pasar, gak banyak yang ngasih opsi ada screenshot. Sebenernya TimeDoctor juga menyediakan GPS detection (ini mungkin kalau kerjanya kurir) hingga Web Cam capture (ini mungkin untuk yang kerjanya di POS). Saya sendiri merasa yang cukup bermanfaat adalah fitur screenshot. Kita bisa set mau tiap interval berapa menit sekali capture screenshot. Defaultnya sih tiap 9 menit sekali dengan asumsi klo 10 menit gak ngapa-ngapain, artinya dia lagi idle. Screenshot ini bermanfaat bagi manajer untuk ngetrack kerjaan tiap orang, ngeliat progresnya, dan coba sinkronkan kerjaan tiap orang tanpa perlu sering-sering bikin meeting. Kalau merasa kurang melindungai privacy, ada juga fitur blurred screenshot kalau lebih ingin aman. Atau fitur ini dimatikan sekalian juga bisa.


Itu tadi beberapa review, kesan, dan pengalaman saya selama kurang lebih dua minggu menggunakan TimeDoctor. Rasanya perlu evaluasi beberapa bulan dulu sampai tahu apakah penggunaan tools software tracking ini benar-benar bermanfaat. Harapannya sih TimeDoctor ini bisa membantu improvement proses Scrum, bisa meningkatkan akuntabilitas, dan bisa memotivasi tiap individu untuk menjadi top performer. Poin terakhir itu bener-bener berasa loh, seolah-olah kita lagi main time trial game gitu hehehe.

Iklan
About Adam Ardisasmita (1117 Articles)
CEO Arsanesia | Google Launchpad Mentor | Intel Innovator | Writer Dailysocial.id and Dicoding.com | Blogger ardisaz.com | Gagdet, Tech, and Community enthusiast.

3 Comments on [Review] TimeDoctor, Software Untuk Membantu Tracking Dalam Project Management

  1. Nggak ada versi gratisannya, Mas? 🙂

    Suka

  2. boleh donk mas ada sesi meet and greet ngobrol sharing atau mentorin pemula pemula >,<
    baca blog nya 'terbakar' lagi keinginan yg sejalan.

    Suka

1 Trackback / Pingback

  1. Apakah Kamu Maker dan Manager – Ardisaz

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: