Dengan banyaknya kerjaan dan aktifitas yang saya lakukan, banyak yang bertanya kepada saya bagaimana trik untuk membagi waktu. Rasanya mengerjakan banyak hal di satu waktu yang sama bukanlah hal yang mudah, untuk itu kita harus pandai menata waktu dan kegiatan kita dengan baik. Saya akan coba bagikan tips untuk meningkatkan produktivitas kerja dengan menggunakan teknik Pomodoro.

Sebenarnya saya sudah menggunakan metode ini semenjak lama tapi tidak terprogram dengan baik. Intinya adalah tiap pagi, sebelum memulai pekerjaan hari itu, saya selalu membuat todo list apa saja yang harus dilakukan hari itu dan mencoba menyelesaikan satu pekerjaan di satu waktu. Lalu saya membaca teknik pomodoro yang ternyata lebih oke lagi untuk meng-enhance teknik yang selama ini saya gunakan. Berikut adalah cara menggunakan teknik pomodoro.

Tulis Kegiatan Yang Ingin Diselesaikan

Seperti yang sudah saya bilang sebelumnya, teknik ini mirip dengan todo list yang biasa saya lakukan. Jadi di fase ini, saya biasanya membuat apa saja pekerjaan yang harus saya lakukan di hari ini. Khusus di hari Senin, biasanya saya langsung bikin list pekerjaan untuk seminggu ke depan yang nanti di tiap harinya bisa diganti/geser tergantung situasi dan kondisi. Bisa aja ada hari yang tiba-tiba harus meeting ke luar, atau ada kerjaan darurat yang harus dikerjakan, dan lain sebagainya.

Setelah membuat list tersebut, saya bagi jadi prioritas. Prioritas 1, 2, 3 dan 4. Kalau pakai Todoist, bisa gampang set prioritas kerjaan. Prioritas ini yang akan jadi patokan mana dulu nih yang harus banget kita beresin hari ini, mana yang bisa dilanjutin besok, atau mana yang hanya dikerjain klo ada waktu kosong aja (jarang sih saya sisain kerjaan dalam satu hari).

Baca juga: [Review] [App] Todoist, Membuat To Do List Dengan Mudah

Lalu biasanya saya alokasikan sih waktu pengerjaannya rencana dikerjakan di jam berapa. Tapi ini lebih fleksibel sih karena pada kenyataannya ada pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang kita bayangkan. Tapi yang penting kita udah punya dulu list pekerjaan dalam satu hari.

Gunakan Teknik Pomodoro

Esensi dari teknik pomodoro ini adalah fakta bahwa otak manusia itu gak bisa bekerja multitasking. Akan lebih efektif dan efisien kalau kita fokus di satu pekerjaan dalam satu waktu. Untuk itulah Pomodoro memberikan kita waktu 25 menit untuk super fokus di satu pekerjaan tanpa diganggu oleh distraksi apapun juga. 25 menit itu kita bener-bener zen melakukan kegiatan yang sudah kita tentukan. Biasanya dalam waktu 25 menit ini, saya gunakan “do not disturb” mode untuk menghindari chat atau email yang akan mengganggu konsentrasi saya. (bahkan kadang bales2 email saya jadiin task sendiri saking banyaknya :p).

Setelah 25 menit, kita break 5 menit. Gunakan waktu 5 menit ini untuk bener-bener refreshing. Bisa main game, nonton video youtube, atau jalan-jalan aja keluar ruangan kerja. Intinya mah untuk ngerefresh lagi otak kita supaya nanti bisa kerja dengan fokus lagi. Setelah selesai 5 menit, mulai lagi timer kita 25 menit untuk kembali fokus.

Nah satu cycle 25-5 ini bisa kita lakukan sampai 3-4 kali. Di pomodoro keempat, kita boleh ambil long break 20-30 menit. Jadi kita bakal lebih efektif lagi ketika mau melanjutkan pekerjaan. Kalau saya biasanya untuk pekerjaan yang prioritas 1, saya akan lakukan pomodor terus sampai beres. Tapi yang prioritas rendah, biasanya saya ganti-ganti task-nya tiap abis cycle 2-3 pomodor biar gak jenuh.

Beberapa Tips Tambahan

Nah bagi yang mau coba, saran saya bisa gunakan timer yang sudah ada di store. Beberapa timer (yang berbayar) bahkan menyediakan fitur “do not disturb” supaya kita bisa bener-bener fokus di 25 menit itu. Yang gratis juga banyak kok, nanti bakalan ngasih tau klo udah 25 menit terus otomatis nge-timer 5 menit sampai 3-4 cycle untuk long break.

Baca juga: [QnA] Bagaimana Melakukan Management Waktu

Ketika mode fokus, jangan cupa komputer yang di “do not disturb” mode, tapi klo bisa juga handphone kita. Kasih silent mode aja kecuali klo telpon masuk. Jadi emang bener-bener 25 menit free dari berbagai notifikasi, terutama sosial media.

Yang penting sih konsisten dan disiplin aja. Setiap break, manfaatin untuk bener-bener refrehsing dan jadiin itu sebagai reward buat kamu karena udah berhasil kerja 25 menit tanpa distraksi.

---

Bagi yang mau tau lebih banyak, bisa langsung kunjungi website tentang Pomodoro Technique. Yang jelas teknik ini akan membantu kamu bekerja lebih tenang (karena tidak berpacu dengan waktu), mencegah stress karena jenuh mengerjakan hal yang sama terus-menerus, membantu mencegah distraksi, dan yang paling penting menjaga work life balance kamu. Selamat mencoba ya.