Rasanya sudah tinggal sebentar lagi waktu saya menjadi anggota biasa HMIF (amin). Sebenarnya di semester ini saya sudah tidak memiliki prioritas untuk beraktifitas di himpunan, tapi saya ingin berkontribusi untuk terakhir kalinya dengan cara menjadi promotor untuk salah satu calon kahim. Ada satu program yang ingin saya titipkan kepada sang cakahim. Kenapa namanya titipan terakhir? Karena gak mungkin kan saya jadi promotor ato tim sukses lagi taun depan :p. Sebenarnya program ini sudah terpikirkan juga ketika saya menjadi Promotor Lyco kemarin, tapi saya tidak merasa urgensi program ini cukup tinggi karena saya memiliki harapan yang sangat tinggi terhadap iIT untuk bisa menutupi permasalahan sumber daya manusia ini. Tapi setelah berjalan satu tahun, saya rasa iIT sendiri untuk saat inibelum cukup mampu untuk merangkul massa. Metode ini saya adopsi dari MAN saya dulu dimana terdapat yang namanya pemerataan tanggung jawab yang bersifat “kejar bola”. Ada beberapa poin dari metode ini yang menurut saya cukup berhasil membuat organisasi siswa di MAN saya dulu berhasil.

Jadi sistemnya seperti ini, yang pertama adalah di MAN saya, sekretaris juga memegang peran sebagai MSDM dengan memiliki data seluruh siswa yang ada. Di daftar nama tersebut, terdapat tabel seluruh kepanitiaan yang ada terurut dari waktu pelaksanaannya. Tabel tersebut akan digunakan untuk menandai seorang anak sudah terdaftar di kepanitiaan apa dan menjabat sebagai apa. Sekretaris punya parameter keberhasilan yakni seluruh anak minimal telah terdaftar dalam tiga buah kepanitiaan. Tidak boleh ada yang tidak terdaftar dalam satu kepanitiaan sama sekali. Data tingkat keaktifan ini lah yang akan dipertanggungjawabkan ketika LPJ nanti. Lalu bagaimana untuk menjamin setiap orang pernah merasakan kepanitiaan? Ini ada di metode dalam pemilihan sumber daya manusia.

Metode untuk memilihnya adalah seperti ini. Proker lahir dari divisi, dan tiap divisi memiliki anggota. Berbeda dengan di HMIF, di MAN saya dulu, satu divisi hanya terdiri dari 8-12 orang, karena divisi sifatnya adalah konseptor, bukan eksekutor. Biasanya, ketua kepanitiaan diambil dari anggota divisi terkait. Misalkan, ketua panitia acara pentas seni adalah anggota dari divisi seni dan budaya. Tapi seluruh kepala divisi di kepanitiaan dan anggota-anggotanya dipilih dari luar divisi tersebut. Ketua panitia memilih ketua divisi, ketua divisi memilih anggota-anggotanya. Di sini, seorang ketua divisi memiliki nama-nama yang sudah dia inginkan untuk dia angkat menjadi ketua divisi. Tapi, sebelum menanyakan ke orang yang diminta, harus mendapat persetujuan dari sekretaris dulu untuk memastikan orang yang akan dipilih tidak sedang menjabat menjadi ketua panitia atau ketua divisi untuk acara yang berlangsung persis sebelum atau setelah acara tersebut. Hal ini untuk mencegah terjadinya multitasking sehingga pekerjaan jadi tidak fokus. Lalu juga sekretaris akan memberikan rekomendasi, siapa saja orang yang belum aktif atau belum pernah merasakan menjadi ketua divisi tapi sebenarnya cukup berpotensi. Demikian juga untuk anggota, kepala divisi berhak memilih anggotanya sendiri dan sekretaris akan merekomendasikan nama yang belum aktif dan menolak nama-nama yang sudah padat jadwalnya.

Poin-poin penting dari metode ini jika diturunkan kepada HMIF adalah:

1. Dewan Eksekutif berperan sebagai konseptor sedangkan eksekutornya adalah massa.
2. MSDM akan berperanan penting untuk merekomendasikan seseorang dan menjaga dinamisasi aktifitas massanya.
3. Tiap orang akan mendapatkan beban kerja yang relatif sama sehingga tidak akan memberatkan salah satu divisi/orang saja.
4. Ada metode jemput bola yang memberikan kesempatan kepada siapapun untuk maju dan menunjukan potensinya.
5. Adanya data kuantitatif mempermudah proses penilaian keaktifan dan program apresiasi.
6. Memudahkan pemetaan kemampuan anggota karena terdapat rekam jejak bidang yang diambil dalam beberapa kepanitiaan.

Tidak berhenti di sini, tim Adhi juga menambahkan satu metode yang akan memperkuat program ini, yakni pengclusteran anggota berdasarkan teman mainnya. Cluster ini akan mempermudah MSDM dalam melakukan tindakan persuasif apabila terdapat anggota yang kurang aktif dengan menggunakan media teman-teman dekatnya. Semakin sempurnalah metode ini untuk diimplementasikan kepada HMIF. Semoga jika Adhi terpilih, metode ini bisa membangun internal, rasa memiliki, dan kebersamaan di dalam HMIF. Tidak ada jaminan metode ini akan berhasil sekali pakai, tapi saya rasa tidak ada salahnya mencoba. Lagipula tidak ada yang namanya gagal jika kita mencoba, gagal adalah jika kita tidak berbuat apa-apa sama sekali 🙂