Saya merupakan orang yang sulit untuk menghabiskan satu buku. Tapi saya tahu bahwa buku itu penting dan merupakan multivitamin bagi otak. Jadi saya harus memaksakan diri untuk membaca agar otak bisa terus mendapat asupan gizi. Melakukan hal ini pun saya mulai dengan target yang mudah yakni satu buku untuk satu bulan dan dimulai dengan buku-buku yang jumlah halamannya sedikit.

Selesai membaca, saya akan menulis rangkuman materinya di blog. Lalu kalau yang saya baca buku fisik, maka selesai menulis rangkuman saya akan memberikan buku tersebut kepada salah satu pembaca di blog ini. Tujuannya supaya bukunya bisa terus memberikan manfaat buat orang lain dan yang fungsional adalah agar tidak menuh-menuhin rumah :p Tapi kalau ebook, sayang sekali saya gak bisa giveaway. Namun jangan khawatir, saya masih ada cukup banyak stok buku fisik yang akan saya coba habiskan dan giveaway kok 🙂

Saya ingin memulai dengan buku terkait self development. Buku ini berjudul Imrpove Your Time Management. Saya membeli buku ini karena saya mengalami kesulitan untuk mengelola waktu dengan berbagai kesibukan yang saya hadapi saat ini. Memang saya sudah menggunakan ceklis di Todoist maupun teknik Pomodoro untuk meningkatkan produktivitas, tapi saya masih merasa ada waktu yang terbuang dan seharusnya bisa lebih optimal. Itu mengapa ketika melihat buku ini, saya langsung ambil, saya baca, dan saya praktikan.

Berikut beberapa point penting yang saya dapatkan terkait teknik mengelola waktu.

Set Prioritas

Di bab awal, hal paling utama yang ditekankan adalah kita harus tahu prioritas hidup kita. Karena ke depan, priroitas ini akan sangat mempengaruhi langkah teknis yang perlu dilakukan dalam mengelola waktu. Yang jangan sampai terjadi adalah kita menghabiskan waktu kita untuk sesuatu yang tidak berkontribusi kepada goal kita.

Bab ini juga memberikan kita tips untuk menemukan prioritas hidup kita. Baseline-nya bisa keluarga, karir, spiritual, hobi, dst. Nanti dari situ, kita akan diminta membuat goal. Dengan target yang besar, kita akan membuat goal yang kecil-kecil, terukur, dan memiliki tenggat waktu.

Saya sangat sependapat dengan bab ini dimana mimpi, cita-cita, target, goal, prioritas, itu sangatlah penting. Berbagai keputusan hidup akan menjadi lebih mudah dan jelas apabila kita sudah tahu akan dibawa kemana hidup kita. Dan tiap orang sangat mungkin beda2 target hidupnya. Jadi tidak ada yang benar ataupun salah.

Track Time

Ini merupakan bab yang menarik dan hal yang baru bagi saya. Ternyata sebelum kita bisa menggunakan berbagai tools untuk mengelola waktu kita, kita harus tahu dulu bagaimana kita menghabiskan waktu sehari-hari. Dari situ, kita akan bisa evaluasi bagaimana performa kita sejauh ini.

Bab ini menyarankan kita untuk memiliki log book. Tidak harus kita catat selama satu bulan, cukup beberapa hari saja sebagai sample untuk melihat efektivitas waktu kita. Apakah ada waktu yang terbuang atau task yang harusnya bisa didelegasikan atau pekerjaan yang bisa dilakukan bersamaan.

baca juga : [QnA] Bagaimana Melakukan Management Waktu

Saya sekarang sedang mulai mencatat log waktu saya sehari-hari. Dari tidur hingga tidur lagi saya catat. Itu mengapa penting untuk menggunakan notes yang kecil sehingga mudah dibawa dan dikeluarkan untuk mencatat setiap saat. Baru beberapa hari saja, saya sudah bisa melihat ada waktu-waktu yang bisa lebih efisien dan ada cukup banyak waktu yang terbuang.

Plan Time

Kalau ini saya sebagian besar sudah lakukan yakni mengatur waktu kita. Di bab ini diajarkan bagaimana mengelola waktu dengan baik berdasarkan prioritas dan log yang sudah kita buat.

Beberapa hal yang dibahas adalah tentang pentingnya meletakkan fixed appointment di kalender, lalu membuat berbagai todolist, dan yang terpenting adalah merancang kegiatan kita untuk esok hari di malam sebelum tidur.

baca juga : [Review] [App] Todoist, Membuat To Do List Dengan Mudah

Dari berbagai tools yang ditawarkan, saya cukup banyak terbantu dengan tools software. Untuk fixed appointment saya gunakan Google Calendar, untuk todolist saya gunakan Todoist, untuk mencatat saya gunakan Evernote, untuk project besar saya gunakan Trello. Berhubung saya memang senang dengan gadget, jadi sangat terasa lebih mudah dan simpel untuk menggunakan tools tersebut agar bisa planning waktu kita dengan baik.

Transition Time

Bab ini juga menarik yakni waktu transisi. Setelah melakukan tracking beberapa hari, kita akan melihat ada waktu-waktu yang terlihat terbuang tapi tidak banyak durasinya. Misalkan ketika menunggu orang datang ke lokasi meeting, menunggu antrian dokter, dan lain sebagainya.

Waktu-waktu tersebut tentu tidak akan efektif jika digunakan untuk melakukan pekerjaan yang berat. Untuk itu, kita harus persiapkan pekerjaan ringan yang bisa dilakukan di waktu transisi.

Kalau saya, di waktu transisi bisa saya gunakan untuk membaca buku, nulis blog, atau chatting (baik itu bersosial maupun kerjaan). Saya tidak mungkin bisa menggunakan waktu transisi untuk ngoding :p Ngoding butuh fokus yang tidak terinterupsi dalam waktu panjang

Menunda

Pas bab ini lagi-lagi saya tertohok. Saya sering sekali menunda pekerjaan walaupun sudah dijadwalkan untuk dikerjakan hari itu. Fitur untuk menggeser todolist ke esok hari yang disediakan aplikasi Todoist membuat saya manja :p

Yang menarik adalah kita disarankan untuk membuat task dengan bobot yang kecil-kecil. Sehingga tiap kali kita selesaikan task itu, kita akan merasakan sense of progression. Kalau tasknya besar, belum apa-apa udah males dan ngerjainnya gak beres-beres.

Dan satu lagi yang menarik, kita harus memberikan reward ketika menyelesaikan task. Misalkan kalau saya sudah kosong Todoist untuk hari itu, saya menghadiahi diri saya dengan nonton Netflix :p Tapi kalau belum kelar, ya gak boleh ngerjain yang lain. Mungkin juga kita bisa kasih punishment yah klo lewat deadline. Misal uang yang harusnya bisa buat jajan, harus masuk ke tabungan. Hukuman yang positif kan?

Katakan Tidak

Waini… Buat saya yang orangnya rada gak enakan, katakan tidak ini susah banget. Kalau ada orang minta tolong, rasanya kalau saya mampu, pengen saya kerjakan. Sering banget tidak berani katakan tidak ini tidak hanya membuat waktu saya jadi terbuang untuk melakukan sesuatu yang bukan priotas saya, tapi juga bisa membuat kerjaan yang lain terbengkalai.

Di bab ini untungnya dikasih tips dan trik untuk bagaimana mengatakan tidak. Mengapa kita harus berani mengatakan tidak dan apa efeknya untuk kita. Dengan begitu, kita bisa jadi lebih berani untuk katakan tidak.

baca juga : Memilih Kegiatan Networking di Luar Kantor

Saya sendiri semakin ke sini semakin berani mengatakan tidak. Sesimpel klo diajak makan-makan yang di saat bersamaan saya ada kerjaan, harus bisa menolak. Orang malah kadang akan lebih respect sama mereka yang tahu apa prioritasnya.

---

Ada lagi beberapa bab tentang phone, meeting, delegation, dan cara training terkait manajemen waktu. Tapi itu nanti bisa dibaca sendiri di bukunya yah. Yang saya share topik2 yang menarik dan relevan dengan saya.

Nah kalau mau baca, saya akan mulai tradisi baru jika selesai baca buku fisik, saya akan tulis rangkumannya di blog ini dan akan memberikan buku yang sudah saya baca. Selain ini jadi motivasi karena bukunya bisa terus-terusan bermanfaat (kalau giveaway-nya berantai), ini juga bisa membantu mengurangi tumpukan buku di rumah :p toh klo butuh materinya, sudah ada rangkumannya di blog. Hehehe

Jadi bagi yang tertarik memiliki buku syaratnya sangat mudah. Cukup tinggalkan komentar di blog ini yang berisi cerita tentang kondisi management waktu terparah yang pernah kamu hadapi. Misal kalau saya kondisi yang paling berat saya alami adalah ketika baru pindahan ke rumah sendiri setelah Jenna lahir. Sebagian besar waktu saya habis untuk jagain anak sedangkan ada kerjaan yang menanti. Dengan mempelajari ilmu di buku ini, pelan-pelan saya sudah bisa kembali produktif. Nanti cerita yang terpilih akan saya umumkan postingan [Book] berikutnya dan akan mendapatkan buku Improve Your Time Managament ini secara cuma-cuma 🙂